Styremøte Myrsletta selveierforening – August 2018

Christopher Røtnes, Erik Kjelstad, Kurt Sætre, Ole-Petter Tranberg, Tanja Wang, Hege Håkonsen, Iren Magnor er tilstede

Sakslisten er kort fordi dette er et ekstraordinært styremøte.

• Ekstraordinær generalforsamling
• Diverse (kort tid så nesten bare lekeplassene)
• Møte med styret i Grensen Park

 

Ekstraordinær generalforsamling 

Generalforsamlingen er satt til mandag 27 august fra kl 18:00, dere får alle innkalling i postkassen (og det er mer informasjon om sakene i den innkallingen, dette er kun referatet til styret). 

Beboerne i #220 har søkt styret om å få godkjent et utbygg som er påklagd fra Ski kommune, utbygget er oppført i god tro men går utover tomtegrensen til #220 til fellesområdet til Myrsletta Selveierforening.

Vedlagt til referatet er det opprinnelige brevet fra #220 med søknad om å få godkjent utbygget.

Svaret fra styret på søknaden lyder som følger:

Vi har ingen fullmakt til å omregulere fellesarealer til enkeltmedlemmer og vil derfor svare på naboundersøkelsen at vi har innvendinger (svare negativt). Styret ønsker også å ikke sette en presedens for at man kan tilegne seg fellesareal.
Styret gir også informasjon om at det er mulighet for å overprøve styrets beslutning dersom man får flertall for dette i en generalforsamling.

Beklager om svaret ikke er iht til forhåpninger. Merk at Ski kommune ikke trenger å ta vårt svar til råds. Dvs at søknaden fortsatt kan godkjennes av kommunen.

Beboerne i 220 har fått informasjon fra styret om fremgangsmåten for å få innkalt til en ekstraordinær generalforsamling. De har deretter samlet nok underskrifter til å få inn en ekstraordinær generalforsamling. (Underskriftlisten er tilgjengelig her.)

Forretningsfører får tilsendt følgende forslag fra 220 til innkalling av ekstraordinær generalforsamling:

Paragraf 6 – andre avsnitt endres fra/til:

Nåværende:

Gjerde må av selveieren ikke settes opp utenfor grenselinjen. Gjerder må 
ikke være høyere enn 1 meter og ha et enhetlig preg for den enkelte 
husrekke.

Endres til:

"Gjerde må av selveieren ikke settes opp utenfor grenselinjen. Gjerder 
må ikke være høyere enn 1 meter og ha et enhetlig preg for den enkelte 
husrekke. Styret kan godkjenne unntak fra disse reglene dersom det er 
tungveiende årsaker til det eller generalforsamlingen instruerer styret 
å godkjenne unntakene."

Beboerne i #220 vil redegjøre for den situasjon de finner seg i og hvorfor de ber generalforsamlingen godkjenne deres påbygg.

Styret vil så redegjøre for deres innstilling før vi åpner for debatt.

Styrets innstilling: Ikke godkjennes.

Styret har i dag ikke fullmakt til å overgi fellesområder til enkelte husstander og ønsker ikke dette i fremtiden. Styret redegjør i møtet sitt synspunkt.

Hvis endringen i paragraf 6 godkjennes må generalforsamlingen også instruere styret i å godkjenne påbygget.

 

I tillegg til byggesaken for #220 ønsker styret å føre en sak til:

Styret har fått flere henvendelser fra beboerne om at boligreguleringen i området Myrsletta er vanskelig for de som kunne tenke seg å bygge på sine enheter. Det er ifølge dagens regulering vanskelig å gjøre noen som helst utbygging uten å måtte søke disposisjon fra kommunen. Selv om selve endringen er innenfor hva som kommunen allerede i dag ville godkjent må det søkes om disposisjon etter dagens regulering. Dette koster tid og penger da kommunens tidsfrist for disposisjonssøknader er mye lengre enn vanlige søknader. De koster i tillegg nesten dobbelt av vanlige søknader.

Styret ønsker å endre reguleringsplanen på følgende punkter, merk at dette er forslag vi ønsker å diskutere med kommunen og at de kan komme til å være strengere enn hva våre forslag vil være.

Fra:

4. a) Kvartal A skal bebygges med rekkehus i 2 etasjer. Utnyttelsesgraden nå ikke overstige u=0,35

Til:

4. a) Kvartal A skal bebygges med rekkehus. Utnyttelsesgraden må ikke overstige u=0,35

Hensikten er å gjøre det enklere å få godkjent søknader om gesims/hems.

Fra:

10. Bebyggelsen skal ha ensartet takform for sammenhørende grupper. Bolighus og garasjer på samme eiendom skal ha et enhetlig preg i form, materialer og fasadebehandling. Dette gjelder også for sammenhørende husgrupper.

Til:

10. «Bebyggelsen bør ha en ensartet takform for sammenhørende grupper. Tilbygg tillates såfremt det tilpasses strøkets karakter. Tilbygg kan tilpasses dagens byggeskikk og utforming. Ved utbygging må tilbygget tilpasses slik at det muliggjør tilsvarende utbygging for øvrige enheter i sammenhørende husgruppe. Bolighus og garasjer på samme eiendom skal ha et enhetlig preg i form av materialer og fasadebehandling. Dette gjelder også for sammenhørende husgrupper.»

Hensikten er å gjøre det enklere å få behandlet søknader om tilbygg.

 

Styret ønsker å formidle at alle søknader om påbygg eller endringer må til Ski kommune for godkjennelse og at denne saksbehandlingen ikke påvirkes. Dvs også si at alle endringer må ha gjennomført et nabovarsel og kan ikke påvirke naboene i så negativ grad at det bryter Ski kommunes retningslinjer. Hensikten med endringene er å slippe 2 søknader (disposisjon og byggesak) da styret mener det holder med en enkelt søknad. Dette kan medføre at flere påbygg kan bli godkjent enn før og det er derfor etter styrets mening nødvendig å be generalforsamlingen om godkjenning.

Forslag til innstilling: Styret gis tillit og fullmakt til å forhandle med Ski kommune om nye reguleringsplan for området Myrsletta.

 

 Vedlegg til del 2 er et av forslagene til endring av bebyggelsesplanen fra #140. 

 

 

Videre saker fra styremøtet:

Hovedettersyn og inspeksjon av lekeplasser

Inspeksjonen av lekeplassene tilsier at vi må snarest utrette feilene som er funnet. Det ble diskutert hvordan dette mest hensiktsmessig kan utføres. Det ble også vurdert om det er mulig å snakke med leverandør av lekestativene for mulig utbedring.

Møte med Grensen Park

Hele styret fra Grensen Park og Grensen Park Hagelag (som eier parsellen mellom oss og øverste del av Grensen Park) møtte.

Kort summert så ble nesten hele møtet med Grensen Park brukt til å diskutere den nye utbyggingen som kommer i Ås kommune. Grensen Park jobber aktivt med å få tak i informasjon og for å påvirke politikerne / høringen for denne utbyggingen. Myrsletta og Grensen Park er enige om hva som må prioriteres for en slik utbygging. Hovedsakelig drenering og overvann som en sak mens resten var helt klart infrastruktur (veien inn til våre beboere er ikke dimensjonert for den trafikkøkningen som vil komme med over 300 nye enheter). Vi ble enige om hvilke tiltak vi ønsket å følge opp og delegerte ansvar for å holde hverandre oppdatert. Blant annet ble det vedtatt felles informasjonsmøte på grendehuset mellom beboerne og utbyggerene, kommunen, politikerne og de vi mener bør møte (fra begge kommuner).

Et annet hyggelig initiativ som ble diskutert er Myrsletta-løpet (med en sving innom Grensen Park?) og lignende sosiale tiltak mellom våre 2 boligområder.

Positivt møte med Grensen Park.

 

 Vedleggsliste:

1) Søknad om godkjennelse av påbygg fra #220

2) Forslag om endring av reguleringsbestemmelsene for Myrsletta fra #140

3) Underskriftsliste og dermed underlag for ekstraordinær generalforsamling

 

 

 

 

Årlig hovedettersyn av lekeplasser 2018 er utført av Lekeplassinspektøren AS.

Rapporten er forholdsvis omfangsrik og er vedlagt som tilstandsrapport. Hele rapporten er 5 dokumenter med dokumentasjon på kvalitativ metode og kravspesifikasjon for oppfølgning. Vi sender ikke ut hele den med mindre det er noen som spesielt ønsker det. Rapporten er generelt sett positiv med at uteområdet er bra men den har ikke overraskende funnet en god del området vi kan forbedre, vi tar spesielt tak i de feilene med kategori A (fare for død). 

En kort oppsummering over feil som er funnet og kategorisert er som følger:

• A - Fare for død 13
• B - Fare for alvorlig helseskade 12
• C - Fare for mindre helseskade 28
• D - Observasjon 22

 

 

Her er rapporten, anbefaler at man leser denne spesielt om man har barn som leker på lekeplassene våre:

Tilstandsvurdering av lekeplasser for Myrsletta - 2018

 

 

 

/styret

Husleien øker!

 

Husleien øker i juli med 200 for juli men bare for 100 mer deretter. (1200 og 1100 respektivt).

For de av dere som har avtalegiro så sjekk i banken om beløpet dere har satt som sperregrense er høyt nok til å dekke økningen!

 

/styret

 

 

 

 

 

 

Styret har i forbindelse med vedtak på generalforsamlingen vedrørende rydding av garasjer kommet fram til at det bør bestilles containere til hele Myrsletta slik at alle kan få anledning til å rydde ut av garasjen sin.

Vedtaket det vises til er innføring av oblat for biler som skal parkere på Myrsletta, det vises til at alle skal få anledning til å rydde ut av garasjen sin og at styret skal bidra til dette arbeidet så godt det kan. 

 

Vi begrenser selvsagt ikke avfallet som kastes til garasjen, rydd gjerne boden og klipp hekken. Det er blandet avfall som er bestilt så dere kan kaste alt vanlig avfall i de 5 containerne som er bestilt. Disse 5 vil bli spredt utover hele Myrsletta. I tillegg er det bestilt en container som skal benyttes til el-artikler, kjøleskap, fryser, ledninger og lamper. Den vil bli merket og plassert nær grendehuset. 

 

Styret informerer om at vi i de dagene containerne er ute vil oppta minst 6 parkeringsplasser (det er 10 kubikks containere.. de er litt større en en bil) og oppfordrer alle til å parkere i garasjen så mye som mulig.

HVA, NÅR, HVOR: 

5 vanlige 10 kubikks containere blir spredt utover Myrsletta FRA 13 juni og de hentes 15 juni. Fra onsdag til fredag neste uke mao. De kommer i løpet av onsdagen så ingen garanti for når, og de hentes i løpet av fredagen så igjen ingen garanti når. Her anbefaler jeg dere å bruke torsdagen til å kaste avfall for utplassering og innhenting kan skje når som helst (det er derfor vi har bedt om 3 dager). Hver container plasseres ved en innkjørsel eller så nært vi klarer på parkeringsplassen ved siden av tunene. De tilhører ikke hvert tun spesifikt men er spredt slik at alle skal få en container nær sitt hjem og garasje.

Dersom noen trenger assistanse til å tømme garasjen så spør naboen, spør på facebook og om nødvendig send en epost til styret så skal vi hjelpe til med å skaffe assistanse. Siden dette ikke bare en en anledning til å rydde opp i gammelt avfall og slikt men også en anledning til å hjelpe til med mulighet til å parkere så ber styret at alle beboere stiller seg positiv til å hjelpe sine naboer dersom noen trenger assistanse!

 

Leverandør er Follo Truckutleie, ved Regnbuen Gjenvinning.

 

 

 

/styret

 

 

 

Protokoll fra møtet:

 

Forretningsfører Terje Døvik er tilstede.

Christopher Røtnes, Erik Kjelstad, Kurt Sætre, Ole-Petter Tranberg, Tanja Wang

Hege Håkonsen er fraværende men Ole-Petter Tranberg er vara

Iren Magnor er fraværende men Tanja Wang er vara

Sakslisten er kort pga sent møte.

• Ekstraordinær generalforsamling
• Forsikringsavtale
• Inspeksjon av lekeplasser
• Besiktelse av tak og loft

 

Ekstraordinær generalforsamling

Beboerne i 220 har samlet nok underskrifter til å få inn en ekstraordinær generalforsamling. Vi skal snakke med kommunen for å se når de må ha denne generalforsamlingen for å slippe problemer med kommunen. Ekstraordinær generalforsamling skal endre paragraf 6 til å tillate styret å kunne godkjenne bygg utenfor tomtegrensen og inn på fellesarealene, evt gi generalforsamlingen mulighet til å pålegge styret å godkjenne det.

Styret vil ikke godkjenne en slik endring og vil stille seg negativ til å endre vedtektene.Vi mener det vil føre til at flere kan få bygget på fellesarealene og få godkjent bruken i etterkant. Vi anbefaler alle å søke kommunen og at det er hver enkelt enhets ansvar å sikre at de bygger på egen grunn. Vi ser at det er omstendigheter rundt denne bygningen som medfører at beboerne har handlet i god tro og synes det er leit at vi ikke kan godkjenne det men er redd for at et frislipp her vil medføre presedens for andre som bygger på fellesarealene.

Generalforsamlingen blir vanskelig å gjennomføre før sommeren så vi kontakter saksbehandler og ber om at beboerne får utsatt fristen til august/sept. Det er ikke beboernes feil at selveierforeningen ikke kan gjennomføre en generalforsamling før den tid så vi håper kommunen viser hensyn.

Forsikringsavtale

Styret har gjennomgått alle tilbud fra flere selskap og funnet at Tryg Forsiking har det beste tilbudet, besparelsen for selveierforeningen er det beste argumentet men vi ser også at forsikringen dekker flere forhold som vi i dag ikke har dekning for. Iren får som ansvar å få på plass en kontrakt styret kan signere neste styremøte, Terje har til ansvar å få undersøkt kontrakten og få svar på noen få gjenstående spørsmål før signering.

Iren er inhabil ved avgjørelse av denne saken pga arbeidsforhold i Tryg Forsikring.

 

Hovedettersyn og inspeksjon av lekeplasser

Vi er pålagt å ha internkontroll blant annet av lekeplasser, av hensyn til barna ønsker vi en profesjonell gjennomgang av lekeplassene. Tilbudet fra leverandør er akseptert av styret og vi avventer dato for første ettersyn og signering av kontrakt for en 3-årig avtale.

 

Besiktelse av tak og loft

Vi merker at forsikringssaker som vedrører lekkasje og råte/sopp blir mer og mer vanskelig. Årsaken er selvsagt at takene er såpass gamle at de trenger ettersyn og vedlikehold. Helt fra skifte av enkelte takstein, beslag på pipe og reparasjon av lekter til faktisk skifte av hele taket med undertak. For å få et nøkternt overslag av situasjonen så vil styret undersøke pris på en befaring og rapport av hvert enkelt tak. Vi tror vi kan forhandle fram en bedre pris enn om hver enkelt gjør dette selv.

Dette er et forsøk fra styret å kunne forhandle fram et tilbud til hver enkelt beboer til å få en fullstendig rapport av en fagmann for vedkommendes tak og loft. Vi rapporterer tilbake når vi har fått mer informasjon om pris.

 

 

 

Løpende saksliste, ikke uttømmende og tar bare med de som er oppdatert fra forrige gang.

• · Utbedring av strømnett for flere ladestasjoner: ingen status, avventer Hege som har lett etter en konsulent.
• · Utredning ladeplass el-bil:ingen status, avventer Hege som leter etter konsulent (vanskelig jobb). Søknaden for støtte er sent Ski kommune (av Christopher som håndterer svaret)
• · Inspeksjon tak/loft:Kurt,Erik,Tanja skal lage et tilbud og sjekke kostnader som vi skal presentere beboerne
• · Ny kontrakt Canal-Digital:anbefaler å la kontrakten løpe pr måned, trenger ikke gjøre endringer pt. 
• · Forsikring: ny leverandør er godkjent, besparelsen er nesten 15%. Iren og Terje skal klargjøre kontrakten og de siste detaljene. Iren har ansvaret.
• · Asfaltering: avventer svar fra leverandør på når de skal komme, tilbudet er godkjent fra styrets side.
• · Ettersyn av lekeplasser:tilbud fra leverandør godkjent, svart leverandør og avventer første inspeksjon + signering av kontrakt for 3 år.
• · Bråk fra nattlys og reparasjon:Et lys som bråker blir reparert 19 juni, et lys som ikke virker blir reparert (på tun4) 19 juni. 
• · Ødelagte bommer:Tun 2 er reparert, bedt dem fikse den bøyen også. De andre tunene fungerer men trenger service, bestiller det. 
• · Container i forbindelse med rydding av garasje:Funnet flere leverandører, valgt tilbyder og bestilt. Varsler beboere om dato når leverandør har verifisert.
• · Trefjerning: Vi har flere trær som i følge naboloven er for høye, men vi ønsker ikke å miste de. Planlegger beskjæring av disse og de trær som beboere melder inn fra privat grunn
• · Stoppekraner: leverandør forventer å kunne lokalisere disse før sommeren
• · Parkeringsplasser mot Ås-kommune:avventer svar fra Ås og Ski kommune.
• · Arbeidsavtaler for ansatte:levert
• · Velkomsthefte for nyinnflyttede:Hege jobber med førsteutkast
• · Grendehuset: vurderer behov for oppussing av kjøkken
• · Godkjennelse av parkeringsplasser:avventer svar fra kommunen om befaring

 

 

 

 

/styret