Styret varsler om iverksettelse av garasjeprosjektet – rive og byggefase

Det er veldig mye informasjon som skal sendes ut om hva som skjer når vi starter rivning og bygging av garasjene. Vi skal holde dere oppdatert når detaljplanleggingen er klar og den skjer i disse måneder.

 

I et forsøk på å gi dere nok varsel før de mest inngripende tiltakene treffer beboerne så har styret derfor gått ut med denne informasjonen svært tidlig i prosessen. Merk at tidspunktene er usikre.

 

 

Styret er i sluttfasen på forhandlinger med de 2 leverandørene som gjenstår i anbudsprosessen. Vi forventer å velge leverandør formelt ila de neste 2 ukene og dermed iverksettes kontrakten så snart Nordre-Follo kommune gir oss rammetillatelse til å starte arbeidet.

 

Styrets planlagte rekkefølge:

  • Sikre rammetillatelse og igangsettelsesgodkjenning fra Nordre-Follo kommune
  • Signere og sikre finansieringsbevis fra DnB
  • Gjøre de siste endringene på kontrakten til valgt leverandør etter at rammetillatelse er gitt (det kan medføre endringer) og om styret fortsatt mener anbudet er godt signere det.

Vi gjør det i denne rekkefølgen for å sikre at vi har alt på plass før vi forplikter oss til leverandørens betalingsplan og tilbud.

 

Forutsatt alt over går iht plan så vil leverandørens prisgaranti for tilbudet medføre en oppstart iht deres tidsplan og byggeplan. Dette er viktig fordi råvareprisene svinger voldsomt (og for det meste svært raskt oppover).

Skal vi holde budsjettet må vi forplikte oss til denne tidsplanen gitt av leverandøren. Samtlige leverandører som leverte anbud hadde dette kravet i kontrakten.

 

 

Det kan bety at rivning av eksisterende garasjer starter i november 2022.

Alle garasjene er da revet før jul.

 

 

Bygging av nye garasjer starter i januar/februar og alle garasjene er planlagt klare til overtakelse i juli. De blir overlevert så snart de er ferdige så flere av dere vil oppleve å få nye garasjer så tidlig som april (med sterke forbehold om elektrisitet og kommunal saksbehandling).

Styret henstiller derfor alle beboere å starte rydding av sine garasjer så tidlig som mulig. I ukene før rivningen starter vil styret stille med FolloRen sin miljøbil for farlig avfall og el-avfall. I tillegg bestiller vi containere for det som skal kastes av vanlig avfall. Har dere verdigjenstander som bildekk, verktøy, sykler og likende i garasjen i dag så vil vi anbefale sterkt at dere starter å planlegge hvor dette skal stå og gjerne om dere kan begynne ryddingen allerede nå.

 

Vi kan ikke sikre at kommunen klarer å svare på søknaden innen rimelig tid, men styrets intensjon med et slikt varsel er å gi alle beboerne så mye tid som mulig til å starte å tømme garasjene.

Derfor varsler vi om den mest optimistiske fremgangsplanen vi planlegger å iverksette.

 

 

/styret

 

 

 

 

I forbindelse med forskningsprosjektet vi gjør sammen med NTNU så vil våre ungdomsvaktmestere besøke dere og gjennomføre en spørreundersøkelse. 

Undersøkelsen finner dere her:

https://nettskjema.no/a/cleanculturesmyrsletta#/page/1

 

Ungdommene vil hjelpe dere å gjennomføre den om dere velger å ikke besvare på nett. Ta godt i mot de som går rundt og ringer på. De gjør et oppdrag for NTNU og Selveierforeningen og fortjener all respekt for det arbeidet de gjør. 

/styret

 

 

Styremøte Myrsletta Selveierforening

05.09.2022 | 19:00 | Møtested Grendehuset

Tilstede: Erik, Joakim, Christopher(formann), Ann-Kristin, Elin, Ole-Petter (vara), Simon (vara med stemmerett)

 

Informasjon til styret

Joakim Nygård fratrer fra sin posisjon som styremedlem. Styret har kommet til at varamedlemmene dekker denne posisjonen ad-hoc i hvert møte og at Simon starter som vara med stemmerett i dette møtet. 

Garasjeprosjektet

Erik og Christopher går gjennom anbudsprosessen for garasjeprosjektet. Vi har fått inn 4 anbud (og 1 delanbud) og analyserer de nøye, det blir møter med enkelte av leverandørene for å forhandle/spesifisere. Vi har delt informasjonen om anbudene i sin helhet med garasjeutvalget. Det deles også fortløpende med garasjeutvalget vedrørende de vurderinger styret gjør av anbudene.

Vi er optimistiske for prosjektet, men påpeker 2 risiko som vi ønsker å mitigere:

  • Kommunens behandlingstid: vi purrer dem fortløpende og har fått inn noen nye krav på måling av kummer og bakkenivåer, dette blir levert neste uke (før 15). I det minste har vi fått kravene og kan be om dispensasjon på enkelte områder, det virker som det i det minste har fått behandling nå.
  • Pris på materiell er usikkert til neste år: Vi kan starte avtalen tidligere og dermed forplikte leverandørene til en (mer) fast pris (det indeksjusteres uansett). Det kan medføre en tidligere oppstart, muligens før jul. Vi undersøker hvilke konsekvenser og muligheter det gir oss. Erik påpeker at en mer konsentrert byggeperiode vil gi oss betydelige besparelser på finanskostnadene ved usikret lån.
  • Møtene med leverandører avholdes 12 og 14 september

 

Erik og Christopher ber om styrets støtte for å fortsette å utrede konsekvensene rundt en plan for tidlig byggestart.

Dette ble enstemmig vedtatt.

 

Utvendig vedlikehold

Styret bemerker at det er usedvanlig mye avfall som kastet i søppelkassene våre for tiden og har gitt instruks til ungdomsvaktmestere å prioritere det å tømme disse før evt annet forefallende arbeid. Gi beskjed til styret om dere ser det er mye søppel som flyter (gi gjerne beskjed på epost, vi sjekker den jevnlig).

 

Grendehuset

Ny grendehusansvarlig har fått startet arbeidet med en del oppussing og vedlikehold. Styret har takket Linda som var grendehusansvarlig i nesten 6 år med en stor bukett blomster og en hilsen fra alle beboerne på Myrsletta. Ny grendehusansvarlig er kun tilgjengelig på epost for bestilling og avklaringer, med en svartid på 3 virkedager (lengre i ferier etc). Da sikrer vi at vi har skriftlig spor på bestillingene fremover så det ikke er noen misforståelser. Jeg skjønner det kan være fristende å ringe henne eller sende henne meldinger, men hun har instruks om å la alt gå skriftlig via eposten. (Vennligst respekter dette).

 

Lekeplasser

Dette punktet medførte mer debatt enn vanlig i styret. Ann-Kristin har undersøkt mulighetene for å levere en ordentlig oppussing av lekeplassene på tun 2 og tun 3. Disse har blitt betraktelig maltraktert av både alder og russ.

Dessverre ser vi at grunnen på tun 3 sin lekeplass er usikret, mens på tun 2 er den sikret (sandkasse med støtsand). Dette medfører betydelige ekstra utgifter før man kan installere lekeapparater. Styret bemerker at kravene for oppføring av lekeapparater er svært strenge. Heldigvis, det er tross alt barn som skal bruke de. Valget for styret er derfor å pusse opp tun 2 sin lekeplass til en god standard og gjøre det som er mulig med de resterende midlene på tun 3. Styret varsler at vi vil se på midler for videre oppussing av tun 3 til neste generalforsamling, muligens over flere år, og vil be forsamlingen mulighet til å beslutte vår innsats.

Generelt vil styret bemerke at kostnaden på vedlikehold av lekeplassene øker markant. Dette pga lavere bruk av noen lekeplasser og manglende dugnad. Det er naturlige svingninger over hele området avhengig av hvor det bor/flytter inn små barn. Styret finner det noe ekstremt å be beboerne produsere flere barn for å få økt bruken av lekeplassene og ber isteden at man finner noe tid til å bidra til vedlikeholdet i sitt eget nærmiljø.

 

Enstemmig flertall i styret for å iverksette oppussing av lekeplassene i 2022, jmnf beslutning på GF 2022 – budsjett for lekeplass restaurering.

 

Altibox

Altibox er noe forsinket iht opprinnelig plan. Det er vel slikt man må regne med i et stort prosjekt med 175 enheter og mange beboere. De har derimot startet siste fase hvor man begynner å avtale hjemmebesøk og tilpasning til hver enkelt enhet. De kommer med beskjed om hva som skjer før de kommer på hjemmebesøk, de er helt nødt til det da de må pent spørre om å få komme inn i leiligheten og skal avtale dette med beboerne.

 

Miljøtiltak og mobilitetsprosjekt « sykkelreparasjonsdagen»

Som tidligere nevnt er Myrsletta med i et forskningsprosjekt med NTNU som gir innsikt i hvordan beboerne tenker rundt miljøvern og mobilitet. Ungdomsvaktmesterne vil bidra til å samle inn svar på de spørreskjema som er sendt ut. Det er også mulig å svare digitalt

https://nettskjema.no/a/cleanculturesmyrsletta#/page/1

I den forbindelse vil Clean Cultures og NTNU i samarbeid med Nordre Follo kommune, Myrsletta Selveierforening og flere andre bidragsytere invitere til en mobilitets og klimadag på Myrsletta den 22 september. Det vil bli en høstfest med tegnekonkurranse for barna, besøk av bildelingstjenesten MoveAbout, gratis sykkelreparasjon fra XXL (eller kommunens reparatør) og vi sørger for flere overraskelser utover dagen. Det er planlagt å starte 15:00 og fortsette utover dagen (vi snakker om å stenge ca 20:00).

Styret vil i samarbeid med NTNU komme med invitasjon i postkassen og på hjemmesiden før eventet.

 

Selvaag eiendom

I forbindelse med byggingen av boliger i Grensefaret, langs grenseveien. Har styret funnet at de ønsker en dialog med byggherre. Vi har derfor invitert Selvaag til å komme med informasjon til alle beboerne på et informasjonsmøte. Selvaag har vist stor takknemlighet for vårt ønske om dialog og har svart at de «Av respekt for de innsigelser som naboene i Myrsletta har klaget inn til Riksadvokaten vil vente med informasjonsmøter til saken er 100% avgjort, vi bidrar derimot gjerne med dialog til Myrsletta dersom utfallet er i vår favør. Vi forstår at det å være nabo til en byggeplass er utfordrende og ønsker en åpen kommunikasjon mellom oss»

 

Status generelt

Mangler en del informasjon fra regnskap som gjelder budsjett og faktura. Spesielt påpeker styret at prosjektregnskapet fortsatt ikke er skilt ut og at Erik og Christopher selv må holde styr på kostnadene. Det er ikke så mye som har forløpt til nå, men dette må være på plass før vi starter fakturabehandlingen fra leverandør.  Forretningsfører purrer opp.

Styreformann påpeker at han får mange henvendelser. Takker for de som bidrar til å ta vare på området. Generelt sett kan man kanskje vurdere om det er mulig å sende en epost med informasjonen fremfor å ringe. Det gjør det mye enklere å få med alle detaljene som ikke alltid lar seg formidle muntlig.

 

 

 

Styret informerer

 

Vi har noen få innsendte saker til styremøtet 5 september, de kommer i referatet. 

 

Styret har mottatt svar på anbudsprosessen, det er 4 leverandører som har meldt sin interesse som totalentreprenør. I tillegg har 1 leverandør gitt sitt tilbud som kun leverrandør av elbillading, som en opsjon mot de leverandørene de andre bidrar med. Erik og Christopher er ansvarlige for denne prosessen mot Bygghuset og leverandørene og vil redegjøre for vår analyse av tilbudene. Merk at det er en del forhandlinger igjen og tilbudene må gjennomgåes sammen med leverandørene for å kvalitetssikres. Styret får en gjennomgang på mandag og garasjeutvalget har mottatt en kopi av alle anbudene og en kort redegjørelse fra styrets representanter i denne saken. 

Kommunen har fortsatt ikke godkjent byggingen av garasjene men vi har fått noe fremgang da de nå har kommet med flere krav på sikring av grunn og anløp. Det er fornuftige krav, det tar bare veldig lang tid å få de..

 

Altibox ved Viken Fiber har kommunisert at de er noe forsinket iht plan men forventer oppstart i oktober. Ila september vil de komme med informasjon til hver husstand om tilpasning og installasjon for hver enkelt. De ligger totalt ca 2 mnd etter planen nå.

 

Selvaag eiendom har vært i dialog med styreformann og vurdert om de vil stille opp til en informasjonsdag vedr utbyggingen i Grensefaret. Dette vil avventes til vi har fått en avgjørelse på om de får endelig tillatelse eller ikke (det er fortsatt en sak gående i fylket og riksrett). 

 

Vi er blitt forespurt om vi er interessert i å skifte til gjennvingsstasjoner isteden for egne søppelbøtter. Det utredes en kostnadsanalyse for dette som vil legges frem for generalforsamlingen om styret kommer til at det kan være av interesse for foreningen. 

 

Nordre-Follo kommune mener at siden søknaden om oppføring av nye garasjer viser at vi skal plassere garasjene nært en vannledning så ønsker de at vi søker spesifikt om tillatelse til å gjøre dette. I tillegg til selve søknaden om oppføring av garasjer.

 

http://www.myrsletta.no/images/2022/garasjer/svar_nf_kommune.pdf

 

Dette vil medføre at det går ytterligere tid før vi kan iverksette byggingen av garasjer. Det er vanskelig å si noe om hvor mye tid vi taper før vi er ferdig med hele prosessen med kommunen. Kommunen beklager sent svar pga intern saksbehandlingsfeil og kommenterer at det heller ikke er påbegynt uttalelser fra andre pårørte instanser av kommunen. 

 

/styret