Styremøte Myrsletta selveierforening

 

Hele styret, forretningsfører og regnskapsfører er tilstede.

Styret: Christopher Røtnes, Hege Håkonsen, Erik Kjelstad, Iren Magnor, Kurt Sætre, Ole-Petter Tranberg, Tanja Wang

Andre: Terje Døvik og Tone Berg Frostrud

 

Forretning og regnskapsfører innleder møtet

Forretningsfører og regnskapsfører informerer styret om arbeidsoppgavene deres og hvordan de jobber. Deler av informasjonen til forretningsfører er unntatt offentligheten da det handler om enkeltpersoner. Styret har valgt å IKKE få vite navnet på disse enkeltsakene før de medfører større økonomiske tiltak for selveierforeningen.

Regnskapsfører anmoder at beboerne bruker e-faktura eller avtalegiro, det vil være langt enklere enn de gamle papirfakturaene. Dette er tilgjengelig for alle fakturamottakere i foreningen.

Styret ber om en oversikt over beboerne fra forretningsfører/regnskapfører.

 

Styret gjenngår saker som omhandler den løpende drift av selveierforeningen

  • Styret bør ha 2 personer som kan godkjenne fakturaer, disse 2 er nå satt til Irene og Christopher
  • Canal Digital utgår snart, det bør utarbeides en ny avtale evt skifte leverandør. Styret må delegere ansvar til en eller to personer som følger opp denne oppgaven. Merk at avtalen med bredbånd og kabel-tv utgjør nesten 25% av budsjettet og dette er derfor en prioritert oppgave. Kurt og Erik tar ansvaret for å starte denne jobben.
  • Vi har i dag ingen løpende vaktmesteravtale og mtp at det er behov for en del slike oppgaver så bør vi vurdere noen leverandører til denne jobben. Styret mener at denne jobben kan deles opp til å utføres av forskjellige parter.
    1. Blant annet kan den enkleste jobben som består av enkel rydding og tømme felles søppeldunker utføres av fellesskapet selv, kanskje noen ungdommer er interessert i dette som en fast jobb.
    2. Det som er mer normal vaktmesterjobb bør settes ut til et firma, eller flere, da vi fort får arbeidsgiveransvar og HMS ansvar for den som utfører jobben. Styret skal undersøke om det er firma på Myrsletta som kan påta seg slike jobber, evt andre tilbydere i kommunen. ‘
  • Nasjonaldagen nærmer seg og organiseringen av 16. mai-toget må starte snarest.
    • Til 16. mai så vil Irene bestille Kuli/drikke og ispinner av forskjellig slag.
    • Ole-Petter tar på seg ansvar med å hente varene, Christopher/Hege har nøkkel til grendehuset så vi får de inn i fryseren/kjøleskap.
    • Hege lager invitasjon og laminerer den, vi kopierer ikke opp til alle postkassene i år men henger opp invitasjonen på postkassene, legger den ut på nett etc.
    • Styret møter opp og deler ut godsakene til søte små (og søte store) på selve dagen 16 mai.

 

 

 

 

Styremøtet fortsetter med prosjektoppgaver

 

Stoppekranene må finnes og utbedres, forrige styre har hatt god hjelp av en beboer (Karlsen) til dette og Christopher skal prate med vedkommende for å få en oversikt. Evt høre om han har anledning til å fortsette med saken.

 

Den nåværende forsikringsavtalen omfatter ikke påbygg og har derfor dårlige betingelser for dette. Økonomisk består forsikringsavtalen og kostnadene for denne over 25% av budsjettet for foreningen, det er derfor viktig at denne fungerer optimalt for beboerne og at den samtidig har riktig pris. Irene har erfaring med forsikringsavtaler og har gjennomarbeidet et tilbud som sikrer påbygg. Dette tilbudet vil trolig også være billigere enn dagens avtale, det er lenge siden en slik avtale ble innvilget så det er behov for en oppdatering. Da dette er en viktig sak for selveierforeningen så besluttet styret at Irene får god tid neste styremøte til å gjennomgå avtalen med oss. Slik at vi kan ta en informert beslutning om vi ønsker å endre forsikringsavtale.

Søknad om støtte til utbedring av strømnettet og ladepunkter for elbil vil bli skrevet av Christopher og sendt inn til Ski kommune. Etter revisjon fra styret.

Utbedring av strømnettet for å få flere ladepunkter i garasjen henger sammen med hva vi søker kommunen om. Hege undersøker om vi kan få inn en konsulent til å vurdere hva som kan gjøres og hva som passer best for oss. Hensikten er å få fram noen alternativer og estimert kostnad til disse. Hege har ansvar for å oppdatere styret neste møte.

Sakene som omgår fartsdumper, godkjennelse av parkeringsplasser, ettersyn av lekeplasser, asfaltering og noen mindre saker (som fjerning av grus). Disse sakene krever at vi får overført informasjon fra forrige styre. Avtalen her er at dette skal gjøres etter første styremøte slik at vi har bedre oversikt over hva vi trenger. Christopher har ansvar for dette.

Velkomsthefte til nyinnflyttede på Myrsletta er vedtatt på årsmøtet, Christopher skal høre med Jan-Ole Evensen om han kan lage et utkast. Hege skal skrive et utkast til velkomstbrevet på første side. Styret mente at personlig oppmøte forsterker inntrykket og vurderer om vi i tillegg skal ta med en velkomstgave (liten bukett blomster).  

 

Neste møte styremøte er tentativt satt til 9 mai.