Styremøte Myrsletta Selveierforening

 

12.03.2021  | 19:00 | Møtested Grendehuset

Møte innkalt av

Styreformann (Røtnes)

Møtetype

Vanlig styremøte

Ole-Petter, Jorunn, Erik, Kurt, Inger-Lise

 

Styrets behandling av forslag til generalforsamlingen fra beboerne

Styret skal publisere referater fra styremøter:

På generalforsamlingen 12/4-2018 ble det med overveldene flertall vedtatt at følgende sklulle inn i vedtektene:

STYRET SKAL PUBLISERE REFERATER FRA STYREMØTER

Da dette ikke er rettet ber jeg om at det legges fram på nytt for evt. vcedtak

Med v hilsen

Øystein Aslesen

Myrsletta 130

  • Styret mener at dette ble vedtatt som utført men ikke som en vedtaksendring som skulle inn i vedtektene, ser for øvrig at beboeren har et godt poeng om at det burde stå i vedtektene. Styrets innstilling er å legge det til vedtektene. Se større oppdatering av vedtekter som egen sak.
  • Styreformann har undersøkt, dette ble vedtatt som en vedtektsendring og er lagt inn i vedtektene. Det er bare falt ut fra informasjonen på hjemmesiden. Det er oppdatert nå.

 

 

Evaluering av oblater og parkeringsskilt:

På generalforsamling 12/4 2018 ble det under punkt 4 I gjort et enstemmig vedtak og parkering med 6 punkter.

Forslag:

1 Ber om at styret legger fram evalueringen av dette vedtaket.

Hvis det fra generalforsamlingen ikke er noe interesse for å gjøre noe med parkeringssituasjonen så er mitt forslag
2 Skilt med krav om oblater skrues ned og det opprettes dedikerte gjesteparkeringsplasser

eller handikapp plasser f.eks på tun 3 4 og 5, med tidsbegrensning.

Med hilsen

Øystein Aslesen

  • Vi ser at det har hatt en liten effekt å ha oblater. Den er vanskelig å måle kvantitativt. Derimot kan vi også gi advarsel og taue biler som står feil dersom de er uten oblat. Styrets innstilling er å fortsette med oblater en stund til og evaluere behovet om noen år.

 

 

Bruk av facebook eller egen gruppe til kommunikasjon:

Viser til generalforsamlingen 12/4-2018 og ber om at forslag 4 G på nytt legges fram

for generalforsamlingen.

F.B gruppen stort og smått på Myrsletta er veldig fin , men nå er det etter hvert blitt

veldig mye andre saker enn det som har med sameiet og driften av det.

Mitt forslag er at hele punktet legges fram på nytt til diskusjon og avstemning

Jeg så også at administrator skal flytte og da er det riktig at styre lager en ny gruppe kun for saker

som har med driften av sameiet.

Med v h

Øystein Aslesen

Myrsletta 130

  • Styrets innstilling er at vi ikke trenger noen organisert gruppe på facebook utover det som finnes, styrets offisielle kanal er hjemmesiden vår. Blant annet fordi ikke alle er på facebook. Styrets innstilling er at dette ikke vedtas men dersom det fortsatt er ønskelig med en slik kommunikasjonsløsning så må styret innhente anbud fra mer profesjonelle løsninger enn facebook. Styret mener dette ikke er nødvendig pt.

 

 

 

Fortsette å sette ut fartsdumper i Myrsletta med enda tettere frekvens der hvor det er behov:

Det mangler fartsdumper i tun 5. Det er lang avstand mellom de tre eksisterende. Det kjøres fremdeles fort mellom fartsdumper. Foreslår at det vedtas å legge til flere fartsdumper der hvor det er nødvendig. Herunder tun 5.

Ali Hekmatnia – Myrsletta 63

  • Styret stiller seg nøytrale til dette og ber generalforsamlingen om innstilling. Merk at dersom forslaget går gjennom bør budsjettet justeres tilsvarende. Estimert kostnad 50’ som en engangskostnad og noe økning for årlig vedlikehold (det er tatt høyde for vedlikeholdet pr dagens nivå).

 

 

Garasjer som er falleferdige bør rives fremfor å benytte mer av fellesskapets midler:

Forslag til vedtak

Styret skal ikke bruke selveierforeningens midler til utbedring eller vedlikehold av garasjer. Vedlikehold bekostes av hver enkelt selveier eller fordeles på hver garasjerekke (se vedtektene). Dersom garasjer er falleferdige og utgjør en fare for omgivelsene må styret ta initiativ til at garasjene rives.

Selveierforeningens ansvar er begrenset til grunnen garasjene står på.

Dersom garasjerekker rives må grunnen opparbeides, asfalteres og tydelig merkes med hvem som parkeringsplassen tilhører. Garasje- /parkeringsrekker som ønsker nye garasjer/carporter bekoster dette selv. Dersom det bygges nye garasjer/ carporter må disse ha samme uttrykk som eksisterende garasjer/carporter.

Mvh/ best regards

Jack Ove Valø

  • Styret viser til rapport fra sakkyndig; garasjen eies av selveierforening. Foreningen er ansvarlig for vedlikehold utover vanlig estetisk rydding og maling. Dvs at selveierforeningen ikke kan fraskrive seg ansvaret for vedlikehold og kun forholde seg til grunnen.
  • Styret er derfor enig i beboerens vurdering av at garasjene bør rives og iverksetter tiltak for å utbedre dette. Vi innhenter kostnadsoversikt for riving og planing samt asfaltering av grunnen. Vi har samtidig (gjentatte ganger) bedt kommunen om en klargjøring om det kreves oppføring av nye garasjer ved evt rivning. Merk at kommunen så langt har svart at dette er nødvendig fordi det skal være lik utforming for alle, hvorav en evt rivning av alle garasjene dermed er å anse som «likt for alle» er ikke besvart fra kommunen (men vi har spurt igjen, avventer svar)
  • Styrets innstilling er at garasjer som er falleferdige bør iverksettes riving snarest. Det er innenfor styrets mandat å iverksette dette, men vi avventer GF for å få sikret kostnadsnivået.

 

 

Forslag til generalforsamlingen fra styret

Forslag om utbedringer:

Asfaltering:

Dersom det ønskes ny asfalt lagt før bygging av nye garasjer så har styret estimert kostnaden med ca 6mill. Styret ber GF instruere dem om denne kostnaden er ønskelig. Dersom dette vedtaket går gjennom ber styret om at budsjettet endres til å dekke kostnaden. Ved økt husleie eller enkeltinnbetaling. Estimert pr husstand er det 35000,-

 

Rivning av garasjerekker som er falleferdige:

Styret anskaffer estimat på denne jobben før generalforsamlingen. Merk at kommunens krav til evt gjenoppføre garasjer er sterkt påvirkende for pris. Styret gjør en avklaring om hvilke garasjer som iht til beboerens (Jack Valø) sitt forslag bør rives.

 

Innstallering av elbil-ladning til alle garasjene:

Estimert kostnad for dette er 2.5 mill, merk at dette må dekkes i budsjettet med en økning i husleien eller en engangsinnbetaling Ca 14 000 pr enhet. +16/17000 for ladeboks og installasjon av denne. 

 

Øke utvendig vedlikehold for å ha midler til å bekjempe skadedyr i større grad:

Utvendig vedlikehold bør økes med (ukjent kostnad) for å bekjempe skadedyr. Se innspill fra beboer. Styret innhenter kostnad før GF så vi kan angi en faktisk kostnad for denne utførelsen.

(Bemerkning fra møtet, dette kom inn som en konsekvens av at en beboer har spurt om en felles innsats for bekjempelse av skadedyr. Styret skal angi en kostnad og be om instruks fra GF om dette er ønskelig.)

 

Øvrige forslag til budsjett:

  • Utvendig vedlikehold bør økes med: 600’ pga mer arbeid med rør og asfalt + taket på grendehuset, dette kan delvis dekkes med et underskudd hvor vi tar fra oppsparte midler. Vi har ikke veldig mye midler å ta av og anbefaler å heller øke husleien. Det er forventet at utvendig vedlikehold vil holde seg på et lignende nivå fremover.
  • Økning av husleie for å dekke nødvendige kostnader: 200,-

 

Endringer av vedtekter

Forslag til generalforsamlingen 2021 – større oppdatering av vedtekter:

Styret tar initativ til at en del oppdateringer rundt vedtektene blir gjort klarere eller endret i en retning som styret tror er mer hensiktsmessig. De viktigste endringene er listet opp under og blir presentert til GF 2021.

  • Tydelige regler rundt garasje, ansvar og eierform
  • Kostnadsfordeling ved vedlikehold som gjør at styret kan belaste den enkelte enhet ved skader eller nødvendig tilsyn (spesielt når el-kontrollen ikke blir fulgt opp)
  • Publisering av referat fra styremøtene (se forslag til vedtak på dette)

I tillegg har styret en større endring på flertallsvedtak:

  • Styret ønsker å øke endringstakten i foreningen og foreslår at simpelt flertall er nok i alle saker med unntak av salg eller bortfeste av eiendommen. Dvs at «vesentlige endringer» og «endring av vedtekter» kun krever simpelt flertall.

Avgivelse av eiendom krever fortsatt fullstendig flertall.

 

Innkommende saker

Mulig problem med skadedyr. Se epost. Det er ikke dekning i utvendig vedlikehold for å utføre arbeid med skadedyr. Styret anbefaler at vi utreder kostnaden og ber om en ytterligere økning i budsjettet for å dekke dette. Hensikten er å unngå feilaktig bruk av gift etc for å bekjempe rotter. Vi ber GF om å innstille om dette er et ønskelig tilbud å benytte seg av eller ikke. Styret sjekker pris på skadedyrsbekjempelse (rotter).

Forslag om å utsette GF -> anbefaler å holde av datoen og se an situasjonen.

Fortsatt beskjæring av trær. Det er avlagt noe midler til beskjæring av trær og det utføres nærmere våren.

 

Garasjer og asfaltering - status

Vi har fått oppdatert tilbud på garasjer og oppdatert tilbud på asfaltering av området (uavhengig av garasjer)

Om vi ikke skeivfordeler grunnarbeidene og korrigerer prisen for de som ikke skal ha garasjer (grunnarbeider og asfaltering er felles kostnad uavhengig av garasjer) så vil den estimerte prisen før evt tillegg bli på rundt 164’ pr enhet. For nye garasjer, elbilladning og asfaltering etc. Merk at de som skal ha ladeboks må ut med ca 17’ ekstra (det virket litt høyt, styret skal sjekke med flere leverandører på dette for å presse prisen, det burde ligge på ca 14-15’)

Forslag til styret at vi publiserer de tilbudene vi har fått på asfalt og garasjer. (Forslag vedtatt)

Merknad: her må gjerne de som har kunnskaper om byggeprosjekter gå gjennom tilbudene og komme med råd. Styret ber derfor aktivt at beboere engasjerer seg i tilbudsprosessen.

Be om møte med DNB snarest for å sjekke finansiering. Styret ber om å se på en enkeltinnbetaling på 40’ men vurderer andre former avhengig av tilbud. Merk at DNB virker langt mer positiv på finansiering av garasjer enn de har vært tidligere og at dette arbeidet blir prioritert av styret da vi mener at en finansiering vil løse problemet med garasjer. Alt i alt så er det lagt inn mye arbeid med innhenting av tilbud og finansiering.

 

 

 

/styret

 Vedleggsliste:

http://www.myrsletta.no/images/2021/myrsle_test__tilbud-_so-183390_-_Tilbud-_SO-183390_-_.pdf

http://www.myrsletta.no/images/2021/Pristilbud_p_oppgradering_av_asfalterte_omrder.pdf

http://www.myrsletta.no/images/2021/Plasseringsforslag_oversikt.pdf

http://www.myrsletta.no/images/2021/Reidar_Dovland_Myrsletta_1_Ski__rev_1_mk_.pdf

http://www.myrsletta.no/images/2021/Revidert_prisestimat_elektro_for_nytt_el_anlegg_til_164_rom_i_rekker.pdf

 

Eksempler på garasjenes utforming:

 

 

 Installasjonen av el-anlegg er anbefalt å legge frem til Easee Ready bakplate i hver garasje, da er det enkelt å selv legge til ladepunkt i etterkant når behovet melder seg. Mulig vi ønsker å vurdere dette (kom gjerne med innspill)

https://www.elektroimportoren.no/easee-ready-bakplate-og-blinddeksel/91615/Product.html

 

Styremøte – referat fra 08.jan.2021

Til stede: Jorunn, Erik, Kurt, Christopher og Terje (forretningsfører)

Agenda:

  1. Prioritering av oppdrag for utbedring av uteområder
  2. Status videre arbeid med nye garasjer
  3. Forslag til forespørsel til beboerne om nye vedtekter og kostnadsfordeling

Prioritering av oppdrag for utbedring av uteområder

Budsjettet 2020 ble tillagt ekstra midler for å utbedre asfalteringen ved garasjene. Kostnadsrammen for dette ble langt større enn forventet og det er derfor alt for lite midler til å kunne utbedre asfalten før etter vi har blitt tilført mer midler fra generalforsamlingen.

Siden vi har noe midler har vi bedt om tilbud på en del helt kritiske områder. Dette er steder hvor styret mener det vil trolig medføre skade på eiendom eller kjøretøy hvis det ikke blir reparert.

Tilbudene vi fikk viser at vi på ingen måte har midler til å reparere selv disse områdene og det er derfor styret har prioritert 2 steder som har kritisk tilstand:

Utbedring av drenering ved Myrsletta #117 må utbedres fordi vannmengdene fra lekeplassen og fellesområdet trolig medfører vannskade til eiendommen om det ikke utbedres. Dette er prioritert fra styret og tilbudet fra leverandør er akseptert. Igangsettes etter avtale med leverandør.

Utbedring av asfalt og drenering ved Myrsletta #123-131 hvor asfaltbuen er så stor at det er problemer for hjemmehjelpen ved Ski kommune å kjøre inn. Dette er prioritert fra styret og tilbudet fra leverandør er akseptert. Igangsettes etter avtale med leverandør.

Merk at leverandør angir at oppstart er etter at telen er gått (mars).

Status videre arbeid med nye garasjer

Det er planlagt 2 leveranser på dette punktet. A) informasjonsmøte fra leverandør av garasjer om hva som kan bli levert til Myrsletta, dette med et oppdatert pristilbud og B) ekstraordinær generalforsamling litt senere i 2021 for å se om vi kan beslutte bygging av nye garasjer

Trolig dato for informasjonsmøtet er etter generalforsamlingen 2021, mest pga situasjonen med korona og for å redusere faren for smitte dersom det er mange som vil delta. Vi vurderer 2 møtetidspunkt om dette er vanskelig men avventer situasjonen pt.

Forslag til forespørsel til beboerne om nye vedtekter og kostnadsfordeling

Vedtektene er litt utdaterte og trenger noen endringer, dette leveres som et helhetlig forslag fra styret til neste generalforsamling. Det er i det store og hele ikke så mange endringer, men litt presisering om eierform på garasjer og litt om hva styret kan pålegge hver enkelt bruksinnehaver.

I den forbindelse så søker styret å få noe tilbakemelding på hva beboerne ønsker at vi skal pålegge dem av kostnader sett opp mot vårt ansvar. Dette kan illustreres best ved å gi noen faktiske eksempler:

Eksempel A:

El-kontroll ved garasjene i 2020 angir at en del stikk er knust eller i dårlig forfatning. Styret har vedkjent at dette er et vedlikeholdskrav som bør tillegges selveierforeningen da elektriske komponenter er eiers ansvar og fordi vi ønsker å sikre oss at kvaliteten på dette arbeidet er godt.

Eksempel B:

El-kontroll ved garasjene i 2020 angir at noen beboere har installert portåpner men brukt en stikkontakt som ikke er jordet eller at installasjonen ikke er kvalitetsmessig sikret. Styret mener dette er utover eiers ansvar og har pålagt den som har bruksretten å utbedre installasjonen. Når brukseier IKKE gjør reparasjoner så får foreningen pålegg om å gjøre det og har derfor bedt om tilbud fra elektriker. Den kostnaden har vi pt ikke videreført til brukseier da vi ikke er sikre på om vi har mandat i vedtektene til dette. Vi planlegger å spesifisere dette ved oppdatering av vedtektene.

  • Vårt spørsmål er hvor vi skal sette grensen for modifisering av garasjene?
  • Hvilke kostnader bør foreningen påta seg?

Merk at det også medfører en del arbeid for styret å organisere dette arbeidet med elektriker og kontroll. (Hjertesukk nummer 87, morsomt å møte opp for el-kontroll nummer 3 av garasjerekke x for enda en fin dag.. istedenfor at alt kunne vært gjort på en og samme dag..)

 

 

 

Vedlagt er protokollen for generalforsamlingen 2020.

Spørsmål kan henvendes til styret.

 

Signert protokoll

 

/styret

Møtereferat ordinært styremøte - Myrsletta selveierforening - Torsdag 26 november

 

1) Status asfaltering

Vi har kontaktet flere leverandører, de fleste er ikke interessert. Oppgaven blir for liten, flere leverandører svarer ikke eller møter ikke opp. Det eneste tilbudet vi har så langt er på 1.5mill + fjerne topplag, + sikre garasjer hvilket bringer tilbudet opp til ca 3mill. Budsjettet er ca 400' 

Styret førsøker videre å finne noen som kan ta mindre oppdrag, neste befaring tidlig desember. Merknad: vi må øke budsjettet for utvendig vedlikehold for å dekke asfaltering med ca 3,5 til 4 mill for å få gjort minimum. Dette er utover oppsparte midler. Se vedlegg for tilbud

 

2) Leverandører av garasje ønsker å gi nye tilbud

Vi inviterer til informasjonsmøte med leverandør av garasjer på nyåret. Styret varsler at det er etter deres syn påkrevd å finne en løsning på garasjesituasjonen og vil stille forslag om bygning av nye garasjer ved generalforsamlingen 2021. 

 

3) Løpende vedlikehold

Det er påkrevd en del arbeid med belysningen, spesielt garasjebelysningen svikter ved vannmengder. Dette er ikke fullt dekket i årets budsjett for utvendig vedlikehold så styret må se hva de kan omdisponere av annet planlagt arbeid. Igjen er det behov for økning av budsjettet

 

4) Prisøkning internet

Varslet prisøkning for internet er 30,- pr enhet, ca 50' totalt pr år for myrsletta. Hvilket igjen kan gjøre det lønnsomt å se etter andre tilbydere.

 

 

 

Vedlegg:

Tilbud for asfaltering merk at dette er for kun 112 innkjørsler, ikke tar med fjerning av topplag eller sikring av garasjer (se merknader) og heller ikke eventuell elektrikerarbeid. Det er ca halvparten av et fullt tilbud.

 

 

 

 

 

 

Styret har fått varsel om søknad om bruksendring av Grenseveien 10 - Ås. Vedlagt ligger høringsdokumentet.

Styret ber alle huseiere som har merknader om å snarest svare på høringen. Se informasjon i høringsdokumentet.

 

http://www.myrsletta.no/images/2020/3580_001_nabovarsel.pdf

 

/styret